DOCUframe je namenjen malim i srednjim preduzećima, bankama, advokatskim kancelarijama, kancelarijama izvršitelja, notara, biroima i svim institucijama koje u svom poslovanju koriste veliku količinu dokumenata i imaju potrebu da lako upravljaju dokumentacijom i koriste je u elektronskom obliku. Dodatno omogućava poslovnu komunikaciju i korespodenciju sa poslovnim partnerima.

Istraživanja pokazuju da u većini poslovnih okruženja, zaposleni troše do 40% svog radnog vremena pokušavajući da pronadju informacije koje su im potrebne u svakodnevnom poslovanju. Vreme koje se gubi na pretragu ili ponovo kreiranje dokumenata koja su već postojala, ali su izgubljena odnosi ogromna sredstva iz budžeta jedne firme.

Kompanije u današnje vreme generišu ogroman broj dokumenata i informacija kako u papirnom formatu tako i u elektronskom formatu. Ukoliko posmatramo pojednostavljeni primer poslovanja izmedju 2 subjekta, dokumenta i informacije i način na koji te informacije razmenjuju subjekti u svom poslovanju jesu:

• Telefonski razgovori

  – jesu najčešći oblik komunikacije, ali se retko dešava da iza razgovora ostane zapisan trag o njemu. Iako se ponekad prave beleške na papiru, one se vrlo lako izgube, a saradnici često nisu upoznati sa njima niti mogu znati na šta se odnose ukoliko i naidju na njih. Nisu baš svi razgovori bitni i relevantni u poslovanju, ali ima onih koji u odredjenom periodu mogu predstavljati vrlo važan izvor odredjene informacije – potrebno je imati zapis o njima, potrebno je lako ih pronaći, potrebno je da budu povezane sa partnerom na kog se odnose…

• Fax

  – primanje i slanje faksova se danas najčešće odvija u papirnoj formi putem fax uredjaja. Primljeni faksovi se često skladište u registratorima gde ih je kasnije teško pronaći ili se čak uopšte i ne čuvaju. Često se dešava da saradnici medjusobno traže odredjeni faks i ne znaju gde se nalazi. Svuda se javlja potreba za evidencijom primljenih i poslatih faksova.

• E-mail

  – danas sve više postoje osnovni način komuniciranja. Veoma je pogodan zbog lakoće i brzine komunikacije i o činjenici da ostaje pisani trag. Donošenjem zakona o elektronskom dokumentu e-mail će imati pravosnožnost bilo kog dokumenta koje stvara poslovni subjekat. Kompanije danas koriste razne sisteme za e-mail komunikaciju, ali sve one uglavnom imaju zajednički problem ma koji sistem koristile: uvid u odredjeni e-mail ima samo lice koje je isti e-mail primilo sem ako nije napravilo backup, prosledilo ga dalje saradniku kome je takodje bitan sadržaj ili odštampalo e-mail i prosledilo u arhivu. I kada bi sve to bila obaveza – često bi se desilo da se zbog nagomilanog posla nešto i propusti i zauvek izgubi ili da ne možemo doći do odredjenog e-maila baš kada nam je to potrebno – kolega je odsutan, a nemam pristup njegovom e-mail sistemu. Potreban je sistem koji će omogućiti da se svi e-mailovi automatski arhiviraju, da svako na koga se e-mail odnosi može imati uvid u njega i da ga može lako pronaći.

• Papirna dokumenta

  – su ona dokumenta koja nastaju iz drugih računarskih sistema i dokumenta koja poslovni subjekat prima od svojih poslovnih partnera putem pošte – u papirnom formatu. I u ovom slučaju se dešava da ta dokumenta nisu baš dostupna svima kojima je to potrebno – što zbog lokacijske udaljenosti, što zbog vrlo lošeg sistema za pretragu – po fasciklama ili registratorima. Primer: pronaći račun za električnu energiju od pre 6 meseci… Potrebno je da ta dokumenta imamo u elektronskom obliku, skenirana, da ih lako možemo pronaći ili proslediti onima kojima su potrebna.

• Informacije nastale prilikom direktnog susreta

  – sastanaka – Beleške i zaključci sa sastanaka sa poslovnim partnerima ili internih sastanaka jesu takodje veoma bitne informacije iza kojih mora postojati zapis koji je siguran, arhiviran i lako dostupan ovlašćenim licima.

Da li vaša kompanija ima odredjeni sistem za upravljanje i arhiviranje elektronskih dokumenata i informacija nastalih u sistemu?

Koja dokumenta i koje informacije nastaju u vašem sistemu, a koja smatrate bitnim za njihovo arhiviranje, laku dostupnost i zajednički rad sa njima? – Telefonski razgovori, faksovi, e-mail, papirna dokumenta: računi, ugovori, putni nalozi, beleške…

Kako sada dolazite do gore navedenih informacija?

Da li postoji rezervna kopija za sva ta dokumenta i informacije? – Da li se mogu fizički oštetiti?

Da li imate više lokacijski udaljenih mesta na kojima nastaju dokumenta i informacije? Predstavništva, pogoni, ogranci, fizički udaljene kancelarije?

Da li postoji nivo zaštite dokumenata i informacija? Nivoi pristupa – zaštita od zloupotrebe odredjenih informacija je jako bitna stvar u procesu poslovanja. Na primer: odredjena dokumenta su namenjena menadžmentu i njima bi samo menadžment trebalo da ima pristup.

Da li u vašem sistemu postoji želja za definisanjem nivoa pristupa odredjenim dokumentima i informacijama?

Sa kojim grupama – različitim vrstama poslovnih partnera ili subjekata vaša kompanija dolazi u susret? (dobavljači, proizvodjači, kupci, upošljenici, interesenti….)

Sve ovo omogućava DOCUframe!

DOCUframe omogućava optimizaciju posla sa svim dokumentima i informacijama nastalim u toku poslovanja, bezbedno ih čuva u centralnoj bazi – registru i dodatno omogućava sve vidove moderne poslovne komunikacije: telefon, faks, e-mail, sms…

Velika prednost DOCUframe sistema jeste da se on prilagodjava vašem načinu poslovanja – ne primorava vas da dosadašnji način i organizaciju rada promenite. To podrazumeva kompletno preslikavanje organizacije strukture vašeg poslovanja u sam sistem i kreiranje iste takve strukture u vidu grupa poslovnih subjekata (dobavljači, kupci, upošljenici…) i njihove podstrukture (ugovori, računi, pisma..) . Sva dosadašnja dokumenta se na više načina mogu implementirati u sistem – u veoma kratkom vremenskom periodu – automatski iz postojećih SQL baza, Excel fajlova, Outlook-a ili importom kompletnih foldera sa dokumentacijom sa lokalnih računara ili skeniranjem sa bilo kojim TWAIN skenerom.

•   

  DOCUframe omogućava rad sa bilo kojom vrstom dokumenata koja se mogu naći u računarskom sistemu na kojima zajednički mogu raditi svi upošljenici. Sva dokumenta su strukturno rasporedjena i imaju vezu sa odgovarajućim subjektima na koja se odnose. Pravo pristupa dokumentima i informacijama je potpuno omogućeno kroz različite nivoe pristupa – grupe korisnika, pojedinci… Ovo omogućava da do informacija dolaze samo ovlašćena lica.

•   

  DOCUframe omogućava da iz samog sistema kreirate odredjene vrste dokumenata čime su ona automatski arhivirana, dostupna ovlašćenim licima u sistemu i vezana za sve subjekte na koja se odnose (Word, Excel, Email, beleška, podsetnik).Pretragom dokumenata je lako pronaći željenu informaciju po bilo kojoj ključnoj reči, a postoji kompletan uvid o radu sa dokumentima – ko je, kada i koliko puta kreirao, menjao, primio dokument… Dodatno DOCUframe omogućava povezivanje sa hardwerskom ili softverskom telefonskom sekretaricom sa TAPI drajverom čime se omogućava pozivanje i primanje poziva direktno iz sistema. Uvek imate trag o svim pozivima – oni su vezani direktno za sam subjekat na koji se poziv odnosi. Iz sistema je omogućeno primanje i slanje faksova. Svaki dokument u sistemu se može proslediti na faks uredjaj, a primljene faksove mogu pogledati sva ovlašćena lica u sistemu. Ovim je automatski svaki faks – poslat ili primljen arhiviran. DOCUframe u potpunosti menja bilo koji e-mail klijent. Iz sistema je moguće slati i primati e-mailove – serijske e-mailove, sa digitalnim potpisom, signaturom. E-mailovi su automatski arhivirani i vezani za sve subjekte, a pravo pristupa svakom e-mailu imaju sva ovlašćena lica. Često se desi da je poslovni partner poslao e-mail vašem kolegi, ali je i vama potrebna informacija koja se nalazi u tom e-mailu. DOCUframe automatski vezuje e-mail za poslovnog partnera te svako ko je ovlašćen za rad sa tim partnerom ima uvid u e-mail dokument. Sistem omogućava i rad sa privatnim adresama i zaštitu odredjenim e-mailova koje ne želite da delite. Sva papirna dokumenta možete uneti u sistem uz pomoć bilo kog TWAIN skenera. Dokumenta se čuvaju PDF formatu i sistem vrši automatsko prepoznavanje teksta što omogućava kasniju pretragu. Dokumenta iz drugih softverskih rešenja je moguće uneti u sistem uz pomoć PDF printer drajvera koji se nalazi u sistemu.

Predmeti su još jedna prednost sistema DOCUframe u odnosu na druge DMS sisteme. Odredjena dokumenta se ne odnose samo na jednog poslovnog subjekta ili jedno odeljenje u okviru poslovnog sistema već na više njih. Recimo da imamo dokument o garanciji za odredjeni proizvod – on je vezan za kupca, za dobavljača i za servisno odeljenje. Normalno bi se pravile 3 kopije istog dokumenta i slale odgovarajućim odeljenjima. U DOCUframe sistemu se mogu kreirati predmeti koji omogućavaju da se u okviru njih nadju više različitih dokumenata i informacija a oni se mogu vezivati za neograničen broj poslovnih subjekata. Izmenom dokumenta u predmetu automatski je on promenjen u sistemu na svim lokacijama. Iako je moguć pregled i rad sa dokumentima u okviru predmeta ona se u njima ne nalaze fizički već postoje samo putanje do dokumenata u centralnoj bazi. Posebnu prednost čine predmeti koji ne moraju biti vezani za bilo koji poslovni subjekt već mogu biti nezavisni u sistemu. (npr. ukoliko se neka dokumenta ili informacije odnose na poslovne subjekte koje nemamo u sistemu tj. Još uvek ne znamo da li ćemo ostvariti saradnju sa njima).

Uvodjenje DOCUframe sistema omogućava:

•   

  Prosečna implementacija za DMS za veoma kratki vremenski period – ne ometa postojeće poslovanje, a troškovi su zanemarljivi.

•   

  Brzi pristup informacijama – Informacije upravljaju vašim poslovanjem, ali vas takodje mogu izludeti ukoliko ne možete pronaći ono što tražite, a trebalo bi doći do njih na najbrži i najjednostavniji način –informacija bi trebala biti na dohvat ruke.

•   

  Niže troškove poslovanja – Da li trošite mnogo novca za fotokopiranje i štampanje dokumenata?

•   

  Zaštitu od uništavanja i zloupotrebe dokumenata – Ukoliko ne shvatate sigurnost podataka ozbiljno – trebali bi ste. Opasnosti od spolja – konkurencija i kradja poslovnih ideja i unutrašnjih – nezadovoljni radnici, zaposleni koji kradu) ugrožavaju integritet i vrednost vaših podataka.

•   

  Smanjenje arhivskog prostora – Da li vam je arhiva postala pretesna za sve podatke koji su se nagomilali tokom vašeg poslovanja? Da li vam je radni sto prepun papira, beleški, cedulja.

•   

  Naprednu komunikaciju – Telefon, Email, Fax, SMS…

•   

  Kompletnu digitalnu arhivu vašeg poslovanja – Arhivski podaci su važan deo svake kompanije. Digitalna arhiva omogućava utrošak papira, medija CD/DVD ili bilo kog eksternog sredstva za čuvanje podataka. Eliminiše trošenje i habanje kao i štete na dokumentima u arhivi – nema izgubljenih podataka.

Istraživanja pokazuju da u većini poslovnih okruženja, zaposleni troše do 40% svog radnog vremena pokušavajući da pronadju informacije koje su im potrebne u svakodnevnom poslovanju, odnosno, pronalaženje dokumenta bi trebalo da bude rutinsko. Vreme koje je se gubi na pretragu ili ponovo kreiranje dokumenata koja su već postojala ali su izgubljena odnosi ogromna sredstva iz budžeta jedne firme.

Prosečna organizacija:

•   

  izradjuje 19 kopija svakog dokumenta

•   

  zgubi 1 na svakih 20 dokumenata

•   

  potroši 25 sati da bi ponovo kreirala svaki izgubljeni dokument

  Izvor: PricewaterhouseCoopers

  Jedan od najvećih skrivenih troškova u poslovanju jedne kompanije je i vreme koje zaposleni utroši u radu sa papirnim dokumentima. Procena je da prosečan radnik potroši 12 minuta u toku rada sa jednim dokumentom. Devet od ovih 12 minuta se potroše na pretragu i vraćanje dokumenata u arhivu, a samo 3 na konkretan rad sa dokumentom. Ako uzmemo da zaposleni prosečno gubi 5 minuta da dodje do papirnog dokumenta i odloži ga nazad u arhivu, sa samo četiri dokumenata dnevno to iznosi godišnje 86 sati rada. Za 10 dokumenata dnevno to dovodi do cifre od 216 radnih sati ili više od pet radnih nedelja po jednom radniku!